Päivitetty 14.8.2026

Zugin Suomi-koulu käsittelee henkilötietoja huolellisesti ja sovellettavan Sveitsin tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tämä seloste kertoo, mitä henkilötietoja keräämme, mihin niitä käytämme ja miten niitä suojaamme.

1. Rekisterinpitäjä

Verein Finnische Schule Zug / Zugin Suomi-koulu
Eichmattstrasse 11
6331 Hünenberg
Sveitsi

Sähköposti: zuginsuomikoulu@gmail.com

Tietosuojaa koskevissa kysymyksissä voi olla yhteydessä Zugin Suomi-koulun johtokuntaan.

2. Keiden tietoja käsittelemme?

Voimme käsitellä henkilötietoja muun muassa:

• oppilaista ja heidän huoltajistaan
• opettajista ja muista koulun toimijoista
• johtokunnan jäsenistä ja toimihenkilöistä
• kannattaja- ja kunniajäsenistä
• koulutusten, tapahtumien, retkien ja muiden tilaisuuksien osallistujista
• vapaaehtoisista, yhteistyökumppaneista ja muista kouluun yhteydessä olevista henkilöistä

Keräämme vain toiminnan kannalta tarpeellisia henkilötietoja.

3. Mitä tietoja keräämme?

Käsiteltävät tiedot riippuvat henkilön suhteesta Zugin Suomi-kouluun.

Oppilaista ja perheistä voidaan käsitellä esimerkiksi nimi- ja yhteystietoja, syntymäaikaa, opetukseen ja ryhmäjakoon liittyviä tietoja, laskutustietoja sekä tarvittaessa opetuksen ja turvallisuuden kannalta tarpeellisia tietoja, kuten allergioita tai erityisen tuen tarpeita.

Opettajista ja muista toimijoista voidaan käsitellä esimerkiksi yhteystietoja, koulutus- ja työkokemustietoja, tehtäviä sekä sopimus- ja maksutietoja.

Tapahtumien ja koulutusten osallistujista voidaan käsitellä esimerkiksi nimi- ja yhteystietoja, osallistumis- ja laskutustietoja sekä tapahtuman järjestämiseksi tarpeellisia ruokavalio-, allergia-, majoitus- tai muita erityistarvetietoja. Tämä koskee myös esimerkiksi Zugin Suomi-koulun järjestämiä opettajien koulutuspäiviä, vaikka osallistuja ei muutoin kuuluisi Zugin Suomi-koulun toimintaan.

4. Mihin tietoja käytämme?

Henkilötietoja voidaan käyttää muun muassa:

• opetuksen ja muun toiminnan suunnitteluun ja järjestämiseen
• yhteydenpitoon ja tiedottamiseen
• oppilaiden turvallisuuden ja erityistarpeiden huomioimiseen
• tapahtumien ja koulutusten järjestämiseen
• yhdistyksen hallintoon ja jäsenyyksien hoitamiseen
• laskutukseen, maksuihin ja kirjanpitoon
• avustusten hakemiseen ja raportointiin
• koulun toiminnan dokumentointiin ja kehittämiseen

5. Erityisen suojattavat henkilötiedot

Zugin Suomi-koulu voi tarvittaessa käsitellä erityisen suojattavia henkilötietoja, kuten terveyttä, allergioita tai erityistarpeita koskevia tietoja.

Näitä tietoja kerätään vain siinä määrin kuin se on tarpeen esimerkiksi opetuksen, turvallisuuden, ensiavun, ruokailun tai tapahtumajärjestelyjen vuoksi. Pääsy tietoihin rajataan henkilöihin, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamiseksi.

Tiedot poistetaan, kun niitä ei enää tarvita. Oppilaiden lukuvuosikohtaiset terveys- ja erityistarvetiedot poistetaan pääsääntöisesti lukuvuoden päätyttyä. Tapahtumiin liittyvät vastaavat tiedot poistetaan tapahtuman ja tarvittavien jälkitoimenpiteiden jälkeen.

6. Tietojen lähteet ja luovuttaminen

Henkilötiedot saadaan pääasiassa henkilöltä itseltään, oppilaan huoltajalta, ilmoittautumislomakkeilta, CV:istä sekä koulun toiminnan yhteydessä.

Zugin Suomi-koulu ei myy henkilötietoja.

Tietoja voidaan antaa palveluntarjoajille tai muille tahoille silloin, kun se on tarpeen toiminnan järjestämiseksi tai lakisääteisen velvoitteen täyttämiseksi. Tällaisia tahoja voivat olla esimerkiksi sähköisten palveluiden, kirjanpidon, maksuliikenteen, majoituksen tai ruokailun palveluntarjoajat sekä viranomaiset.

Tietoja voidaan tarvittaessa luovuttaa myös Suomi-koulutoimintaa tukeville tahoille, kuten Suomi-Seuralle, esimerkiksi avustusten hakemista ja raportointia varten. Henkilötietojen sijasta käytetään mahdollisuuksien mukaan tilasto- tai lukumäärätietoja.

7. Sähköiset palvelut ja tietojen käsittely ulkomailla

Zugin Suomi-koulu toimii Sveitsissä, mutta sähköisessä tiedonkäsittelyssä voidaan käyttää kansainvälisiä palveluntarjoajia, kuten Google-palveluita.

Tämän vuoksi henkilötietoja voidaan joissakin tilanteissa käsitellä myös Sveitsin ulkopuolella. Zugin Suomi-koulu huolehtii tällöin sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellyttämistä suojatoimista.

8. Tietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, johon ne on kerätty, tai niin kauan kuin laki sitä edellyttää.

Oppilaiden, perheiden, opettajien, johtokunnan jäsenten ja muiden toimijoiden tietoja säilytetään toimintaan osallistumisen ajan ja sen jälkeen vain tarpeellisessa laajuudessa.

Kannattajajäsenten yhteystiedot poistetaan jäsenyyden päätyttyä, ellei säilyttämiselle ole muuta perustetta. Kunniajäsenen nimi ja tieto kunniajäsenyydestä voidaan säilyttää osana yhdistyksen historiaa.

Tapahtumien ja koulutusten osallistujien tietoja säilytetään tapahtuman järjestämisen ja tarpeellisten jälkitoimenpiteiden ajan.

Kirjanpitolainsäädännön piiriin kuuluvaa aineistoa säilytetään lakisääteisen ajan, lähtökohtaisesti 10 vuotta.

Yhdistyksen historiaa varten voidaan säilyttää rajattuja henkilötietoja pidempään. Tarpeettomia yhteystietoja tai arkaluonteisia tietoja ei säilytetä historiallista tarkoitusta varten.

9. Tietojen suojaaminen

Henkilötietoihin on pääsy vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseksi.

Paperiaineisto säilytetään suojatussa paikassa. Sähköiset tiedot suojataan käyttäjätunnuksilla, salasanoilla ja käyttöoikeuksilla. Käyttöoikeudet poistetaan, kun niitä ei enää tarvita.

Tarpeettomat henkilötiedot hävitetään turvallisesti.

10. Valokuvat ja videot

Zugin Suomi-koulun toiminnassa voidaan ottaa valokuvia ja videoita. Niiden julkaisemisesta esimerkiksi verkkosivuilla tai sosiaalisessa mediassa informoidaan asianmukaisesti ja tarvittaessa pyydetään suostumus.

Lasten kuvien julkaisemisessa noudatetaan erityistä huolellisuutta.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä ja pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin.

Rekisteröity voi myös pyytää virheellisten tietojen korjaamista tai tietojen poistamista silloin, kun niiden säilyttämiselle ei ole perustetta. Suostumukseen perustuvan käsittelyn suostumuksen voi peruuttaa tulevan käsittelyn osalta.

Tietosuojaa koskevat pyynnöt voi lähettää osoitteeseen zuginsuomikoulu@gmail.com. Henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa ennen pyynnön toteuttamista.

12. Selosteen päivittäminen

Zugin Suomi-koulu voi päivittää tätä tietosuojaselostetta toimintansa, käyttämiensä palveluiden tai lainsäädännön muuttuessa.

Ajantasainen versio julkaistaan Zugin Suomi-koulun verkkosivuilla.

Viimeksi päivitetty 14.8.2026.

Verein Finnische Schule Zug / Zugin Suomi-koulu